Expertise Comptable Lannion & Perros-Guirec - Audit & conseil

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises « tâtonnent » sur les règles applicables en matière de conservation des factures. Des textes d’origines diverses se superposent et imposent aux entreprises de satisfaire à de nouvelles obligations lourdes et coûteuses dont elles peuvent parfois ne pas avoir connaissance. Dans ce contexte, il nous a semblé opportun de rappeler les principales obligations des entreprises en la matière et, en particulier, d’insister sur la forme sous laquelle les documents doivent être conservés. S’agissant des factures, il existe une distinction fondamentale en fonction de la forme, c’est-à-dire du support, du document : facture papier ou facture électronique. Une facture papier est une facture transmise ou reçue sur support papier. A l’inverse, une facture électronique est une facture créée, transmise et archivée sous format électronique. En pratique, cela recouvre une multitude de cas : la facture assortie d’une signature électronique, la facture transmise par Échange de Données Informatisé (EDI) sous la forme d’un message structuré, la facture à télécharger sur une plateforme dédiée ou encore la facture transmise par mail quel que soit son format (fichier « .pdf », « .txt » ou « .xls »).Toutefois, par tolérance, l’administration fiscale admet, pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que pour les micro-entreprises, qu’une facture créée sur papier, numérisée puis envoyée et reçue par voie électronique puisse être considérée comme une facture électronique (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§§ 90 et 95-07/02/2018). Cette mesure a cependant vocation à disparaître (à compter du 1er janvier 2019 pour les PME ou à compter du 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises).